L’initialisation d’un projet « Design Thinking »

Vous avez lu toute la théorie, vous connaissez toutes les méthodes, le Design Thinking n’a plus de secrets pour vous, du moins c’est ce que vous croyez. Il faut maintenant voir comment les mettre en oeuvre dans la gestion d’un projet Design Thinking. Car c’est là qu’est toute la difficulté : comment appliquer ce savoir que l’on a accumulé au travers de nos différentes lectures.

Je vais vous avouer que je n’étais pas fier au lancement de mon premier projet, bien qu’ayant été chef de projet informatique pendant plus de 15 ans, j’avais un bon background dans ce domaine. Mais gérer un projet Design Thinking est un petit peu … différent. Il faudra vous poser plusieurs questions, dans une première phase d’analyse qui va vous permettre de construire votre projet, c’est le « Scoping« . Parmi ces étapes, vous trouverez entre autres :

  • Le brief : qelle est la thématique du projet ? C’est cela que l’on appelle « Le brief », le champ des inconnues que l’on souhaite explorer, où l’on suppose qu’il y a « quelque chose à faire ». Le brief doit être suffisamment large pour ne pas brider la phase d’analyse des problèmes, et ne pas brider les réfléxions dès le début. Le brief est l’étape numéro à rédiger, et partager avec les membres de l’équipe projet.
  • L’équipe projet : il n’y a pas une équipe mais DES équipes. Tout le monde ne doit pas être présent à chaque phase du projet, par exemple dans la phase « Empathy », il n’est pas envisageable d’aller interviewer des utilisateurs à 15 personnes, vous allez effrayer votre utilisateur. Seules 3 ou 4 personnes suffisent pour chaque interview. Par contre vous pouvez vous répartir les tâches exploratoires entre les différentes groupes, en créant plusieurs petits sous-groupes, et les partager ensuite tous ensembles lors de la phase « Define ». Pendant les phases d’idéation, n’hésitez pas à faire intervenir plus de personnes, 10 ou 15 par exemple, là encore en créant des groupes de 5 personnes qui réflechissent sur des problèmes différents. Respectez bien la consigne n°1 du Design Thinking : il faut des équipes pluridisciplinaires.
  • La planification des étapes. Contrairement à une gestion de projets standard, la planification ne doit pas être faite avec un diagramme de Gantt : le Design Thinking n’est pas un processus linéaire. Utilisez plutôt un Mind Map, en vous appuyant sur des logiciels Open Source tels que XMind, pour structurer votre projet. Vous devrez y retrouver une phase de scoping détaillé, les 5 étapes du Design Thinking, une phase de synthèse. Détaillez chacune des phases : préparation d’interview, interview (qui?), debrief d’interview, etc. J’aime également indiquer quelle méthode je vais appliquer dans chacune des phases, cela permet de sensibiliser l’auditoire aux différentes méthodes, la gestion de projets a ainsi une vocation de formation au Design Thinking en même temps que le projet se déroule.
  • Les jalons : même si vous ne faites pas de Gantt, vous pouvez malgré tout vous donner des objectifs de date objectif. Un projet Design Thinking doit avancer, ou s’arrêter s’il ne produit pas de résultats probants : inutile de perdre son temps sur un projet pour lequel on ne voit pas la valeur qui sera créée. C’est tout l’intérêt du Design Thinking : explorer une thématique très rapidement et à bas coût, pour ne pas engager de grosses dépenses dans la création d’un produit sans être sûr de sa viabilité. Une petite astuce au passage : si vous engagez des discussions avec des utilisateurs « extrèmes » (voir fiche méthode « extrem users »), ne vous attendez pas à pouvoir l’interviewer du jour au lendemain. Ces utilisateurs extrèmes sont souvent peu disponibles, j’ai généralement un délai de 1 à 2 mois avant de pouvoir obtenir un rendez-vous : ceci me laisse le temps de raffiner le point de vue à aborder, préparer les interviews, faire les recherches exploratoires, les analyses de tendance, etc… Bref, d’appliquer les première fiches méthode de la phase « Empathy ».
  • Les activités annexes : un projet Design Thinking a pour vocation de développer du busines pour votre société, créer de la valeur. Dès le début, pensez aux aspects contractuels, à la confidentialité des informations, à la propriété intellectuelle.

Une fois que ces  éléments sont en place, vous pouvez vous lancer dans votre projet : à vous, coach, de jouer votre rôle de chef d’orchestre et de séquencer les tâches…

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